Zapytanie ofertowe - Kompleksowa realizacja Międzynarodowej Konferencji VI Forum Sektora Wołowiny

Polski

Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest kompleksowa realizacja zadania pt. „VI Forum Sektora Wołowiny” w dniach 2-3.12.2019r, finansowanego z Funduszu Promocji Mięsa Wołowego. 
 
Zachęcamy do zapoznania się z treścią zapytania oraz przesłania swojej oferty. 
 
Termin przesłania oferty: 13.09.2019r. do godziny 10.00.
 
 
Pytania i odpowiedzi dot. organizacji VI Forum Sektora Wołowiny finansowanego z Funduszy Promocji Mięsa Wołowego:
 

  1. Kto odpowiada za zaproszenie uczestników spotkania, uzyskanie odpowiedniej frekwencji na wydarzeniu.

Za przygotowanie listy uczestników spotkania, których należy zaprosić odpowiada Zleceniodawca.
 

  1. Czy dysponują Państwo listą uczestników z lat ubiegłych z której możemy skorzystać? 

Dysponujemy listami z ubiegłych lat.
 

  1. Czy uczestnicy rejestrują się na wydarzeniu za pomocą www?

Tak, w zeszłym roku stworzona została podstrona umożliwiająca rejestrację on-line; W tym roku chcielibyśmy powtórzyć model rejestracji.
 

  1. Prośba o więcej informacji na temat przygotowania i emisji reklam, ile reklam, forma, czas trwania, inne aspekty mające wpływ na cenę.

Zależy nam na reklamach/artykułach w czasopismach branżowych.
 

  1. Ile artykułów płatnych mamy wycenić i jakie „tytuły” są dla Państwa referencją. 

Głównymi odbiorcami powinni być czytelnicy magazynów z branży rolniczej, np. „TopAgrar”, „Farmer”, „Hodowla i Chów  Bydła”, „Gospodarka Mięsna” , „Hoduj z głową bydło” lub inne wpisujące się w grupę docelową czytelników. Planowalibyśmy wygenerowanie około 3 artykułów.
 

  1. Czy obsługa social media dotyczy tylko FB, czy także innych kanałów? Jeśli innych, jakich?

Obsługa dotyczy głównie FB, dodatkowo Twitter.
 

  1. Prośba o szczegóły dotyczące druku i produkcji materiałów marketingowych i informacyjnych. Co dokładnie mają Państwo na myśli. Proszę ewentualnie o specyfikacje materiałów. 

W obrębie zadania należy wyprodukować roll-up z logo VI Forum, ściankę do przeprowadzania wywiadów, czy robienia zdjęć, identyfikatory dla uczestników, długopisy z logo VI Forum, notesy do notowania, ulotki czy drobne gadżety dla uczestników.
 

  1. Mając doświadczenie z lat poprzednich, prośba o sugestie jakie stawki mamy założyć za prelegentów, chyba, że tej pozycji nie mamy uwzględniać w naszych kosztach? 

Na podstawie zeszłorocznych doświadczeń stawki prelegentów oscylowały w granicach do 2 000,00 zł brutto.
 

  1. Co rozumieją Państwo poprzez Kierownika Produkcji, biuro obsługi projektu,  wynagrodzenie osób obsługujących Forum czy wynagrodzenie autora programu merytorycznego? Prośba o wytyczne.

Wynagrodzenie Kierownika Projektu dotyczy osoby specjalizującej się w zarządzaniu całym przedmiotem zapytania ofertowego, zaplanowaniem wydarzenia oraz jego realizacji.
Wynagrodzenie osób obsługujących Forum dotyczy osób zatrudnionych w formie animatorów /hostess obsługujących recepcję czy pomagających gościom podczas samego wydarzenia w miejscu jego realizacji.
Wynagrodzenie autora merytorycznego Forum przewidziane jest dla osoby, która opracuje cały plan Międzynarodowej Konferencji, poruszaną tematykę, rozplanuje wykłady itd.
 

  1. Prośba o bardziej szczegółowe informację dotyczące zakupu produktów? Ile kg, jak wyobrażają sobie Państwo degustacje?

Planowalibyśmy zakup ok 170kg wołowiny QMP i innych produktów koniecznych do przygotowania zaplanowanych poczęstunków.
 

  1. Kto odpowiada za przedstawienie, organizacje i sprawy formalne z Prelegentami?

Zleceniodawca zobowiązuje się do odpowiedzialności za sprawy związane z Prelegentami.
 

  1. Na jakich trasach mamy wycenić przeloty i dla ilu osób?

Planowane są loty europejskie (Belgia, Irlandia, Francja)
 

  1. Koszty dojazdu pracowników? Czyich pracowników? 

Przewidziany jest zwrot kosztów dojazdu dla animatorów/hostess pomagających podczas Międzynarodowej Konferencji.
 

  1. Ile spotkań roboczych i w jakim licznych grupach Państwo planują? Gdzie te spotkania mają się odbywać? 

Przewidziane są 3 spotkania do 30 osób.
 

  1. Czy aktualne dokumenty poświadczające nie zaleganie ze składkami US i ZUS możemy dosłać w terminie późniejszym?

Dokumenty muszą być dostarczone w terminie zgodnym z zapytaniem ofertowym. Mogą być one przygotowane jako oświadczenia wystawione przez Państwa Firmę.
 

  1. Pozyskanie patronów medialnych, mediów do promowania forum, przygotowanie i emisja reklam – Jakiego rodzaju mają to być reklamy? Czy mają być to spoty reklamowe? (jeżeli tak, to jakiej długości?) Ile wariantów reklamy powinno zostać przygotowane?

Przewidziane są reklamy w czasopismach branżowych.
 

  1. Koszt artykułów płatnych – prosimy o doprecyzowanie co Zamawiający dokładnie ma na myśli – jakiego rodzaju mają to być materiały?

Koszt dotyczy opłaty związanej z opłatami za umieszczenie reklamy/artykułu promującego Konferencję w czasopismach branżowych.
 

  1. Czy przedmiotem zamówienia jest wynajęcie jednej Sali na dwa dni czy dwóch sal na dwa dni? Pozycja z wynajmem sal pojawia się dwa razy w zapytaniu.

Przedmiotem zamówienia jest wynajem dużej Sali konferencyjnej na potrzeby przeprowadzenia dwudniowej Międzynarodowej Konferencji, dodatkowo uwzględniony został koszt ewentualnego wynajmu małej sali na potrzeby spotkań organizacyjnych poprzedzających Konferencję.
 

  1. Czy Wykonawca będzie odpowiedzialny za ułożenie treści do strony internetowej?

Treści do zamieszczenia na stronie internetowej zostaną przygotowane przez Zleceniobiorcę.
 

  1. Druk, promocja oraz dystrybucja materiałów marketingowych oraz informacyjnych – jakiego rodzaju są to materiały i w jakim nakładzie? Prosimy o podanie dokładnej specyfikacji wraz z gramaturą papieru/ilością stron/rozmiarem/przybliżoną ilością kolorów/rodzaj oprawy(jeżeli konieczne)

Najczęstszym materiałem informacyjno-promocyjnym są ulotki np.,:
ulotka w formacie A4 składane do DL (dwustronna) 200szt, gruba kreda 250g
folder 3 x A4 składane do A4 (dwustronny) 200szt, gruba kreda 250g
 

  1. Tłumaczenia symultaniczne – w ilu językach będzie prowadzona konferencja? W jakich godzinach będzie odbywać się konferencja?

Zeszłoroczna edycja była tłumaczona na sześć języków: polski, angielski, hiszpański, włoski, francuski i niemiecki.
 

  1. Czy podczas VI Forum program ma być taki sam jak w zeszłym roku, tj. 3 przerwy kawowe,1 x lunch? Zamawiający wspomina również o kolacji. Kiedy ona miałaby się odbyć i dla ilu osób? Czy kolacja ma się odbyć poza hotelem?

Planowany jest bardzo podobny program: np. 2 przerwy kawowe pierwszego dnia plus kolacja wieczorem (w miejscu odbywania się Konferencji). Drugiego dnia przerwa kawowa plus lunch.
 

  1. Czy udział jest bezpłatny? Jeżeli nie, to jakiej wysokości są wpisowe?

Udział jest bezpłatny.